Informationspflichten bei der Erhebung von personenbezogenen Daten bei der betroffenen Person (Art. 13 DSGVO) 

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit 

Datenschutzhinweise im Zusammenhang mit der Durchführung (und Teilnahme) an Videokonferenzen, Telefonkonferenzen und Online-Meetings mit Microsoft Teams. 

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen 

Verantwortlich für die Datenerhebung ist die Stadt Augsburg, Rathausplatz 1, 86150 Augsburg, augsburg@augsburg.de, Telefon +49 821 324-0. Ein verschlüsseltes Kontaktformular (https://www.augsburg.de/kontakt/) finden Sie auf unserer Homepage. 

3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten 

Stadtverwaltung Augsburg, Datenschutzbeauftragte/r, Hermanstraße 1, 86150 Augsburg,
datenschutz@augsburg.de, Telefon +49 821 324-2666. 

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung 

Zwecke der Verarbeitung: 
Ihre Daten werden dafür erhoben, um Videokonferenzen, Telefonkonferenzen und Online-Meetings mit Microsoft Teams durchzuführen. 

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung: 
Ihre Daten werden auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 DSGVO verarbeitet.
 
5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten 

Wir nutzen Microsoft Teams zur Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings und/oder Videokonferenzen. Wenn wir Online-Meetings aufzeichnen, werden wir Ihnen das vor Beginn mitteilen und – soweit erforderlich – um eine mündliche Zustimmung bitten. Sollten Sie eine Aufzeichnung nicht wünschen, können Sie das Online-Meeting verlassen. 

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. 

Microsoft 365 und Microsoft Teams sind ein Service der Microsoft Ireland Operations, Ltd. Dafür haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter geschlossen. 

Bei der Nutzung von „Microsoft Teams“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen. 

Folgende Datenarten sind Gegenstand der Verarbeitung: Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Profilbild (optional), Abteilung (optional), Anzeigename („Displayname“), Bevorzugte Sprache
Protokoll-Dateien/Meeting-Metadaten: Thema, Datum, Uhrzeit, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort, IP-Adresse 
Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Meeting die Chat-funktion zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im Online-Meeting anzuzeigen. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die MS Teams-Applikationen abschalten bzw. stummstellen. Externe können lediglich an einer Besprechung teilnehmen. Sofern sie sich über ein bereits bei Microsoft registriertes Konto anmelden, können „Angaben zum Benutzer“ (siehe oben) und „Meeting-Metadaten“ verarbeitet werden. 

Jeder Nutzer kann alternativ an Besprechungen auch per Webbrowser teilnehmen und sich hier mit einem eigenen ausgedachten Anmeldenamen anmelden. In diesem Fall werden der Anmeldename, sowie die Daten aus den „Meeting-Metadaten“ verarbeitet. 
Microsoft speichert die folgenden „ruhenden“ Daten auf Servern nur innerhalb der Europäischen Union: 

(1) E-Mail-Postfachinhalte (E-Mail-Text, Kalendereinträge und Inhalt von E-Mail-Anhängen), 
(2) SharePoint Online-Websiteinhalte und die auf dieser Website gespeicherten Dateien sowie 
(3) Dateien, die auf den Cloudspeicher OneDrive for Business hochgeladen wurden. 

Die Art und Weise, wie Ihre Daten von Microsoft verarbeitet werden, welche Maßnahmen von Microsoft zu Ihrem Schutz getroffen werden und die Datenschutzerklärung von Microsoft können Sie unter dem nachfolgenden Link einsehen: 
https://www.microsoft.com/de-de/trust-center/privacy  

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten an ein Drittland 

Eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) erfolgt in der Regel nicht, da wir im Rahmen einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit Microsoft unseren Speicherort auf Rechenzentren in der Europäischen Union beschränkt haben. 

In einzelnen Fällen können personenbezogene Daten außerhalb der Europäischen Union (EU) ver-arbeitet werden.

7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten 

Wir verarbeiten Ihre Daten nur so lange, wie es zur Erfüllung der oben genannten Zwecke oder geltender Rechtsvorschriften erforderlich ist. Dabei werden Protokolldateien für einen Zeitraum von 90 Tagen gespeichert. Chatinhalte werden für eine Dauer von einem Jahr aufbewahrt.

8. Betroffenenrechte 

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu: 

Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, so haben Sie das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Bitte beachten Sie, dass dieses Auskunftsrecht in bestimmten Fällen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein kann (vgl. insbesondere Art. 10 BayDSG). 

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO). 
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO). 

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO). 

Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch uns zudem jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, verarbeiten wir in der Folge diese Daten nicht mehr. 

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. 

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz www.datenschutz-bayern.de/service 

9. Bereitstellung der Daten 

Die Stadt Augsburg benötigt Ihre Daten, um mit Ihnen eine Video-, Telefonbesprechung oder ein Onlinemeeting führen zu können. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, können Sie nicht an der Video-, Telefonbesprechung oder dem Onlinemeeting teilnehmen. 

10. Widerrufsrecht

Wenn Sie in die Verarbeitung durch die Stadt Augsburg durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.